Datenschutzhinweise
Die Betreiberangaben und rechtlichen Rahmenbedingungen sind noch nicht freigegeben.
Diese Hinweise beschreiben den vorgesehenen Umgang mit personenbezogenen Daten in BelegDock. Sie sind ein Arbeitsentwurf für die Produktvorschau und müssen vor einem öffentlichen Produktivbetrieb an den tatsächlichen Betreiber, die Infrastruktur und die Verträge angepasst werden.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Der rechtliche Betreiber, seine ladungsfähige Anschrift und der Datenschutzkontakt sind noch einzutragen. Bitte übermittle in dieser Vorschau keine echten Kundenrechnungen, solange die verantwortliche Stelle und die Auftragsverarbeitungsvereinbarung nicht feststehen.
2. Welche Daten verarbeitet werden
- Kontodaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen und ein Passwort-Hash.
- Unternehmens- und Kontaktdaten für Rechnungen: Anschrift, Steuerangaben, Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
- Rechnungsdaten aus dem verbundenen Stripe-Konto: Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuerinformationen sowie Kunden- und Käuferangaben.
- Verbindungsdaten: Stripe-Zugriffsberechtigungen sowie optional ein eigener Resend-API-Key.
- Betriebsdaten: Verarbeitungsstatus, Validierungsergebnisse, Versandstatus, Kontingentverbrauch und sicherheitsrelevante Vorgänge.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
BelegDock verarbeitet Kontodaten zur Bereitstellung des Dienstes, Rechnungsdaten zur Umwandlung und Zustellung sowie Betriebsdaten für Zuverlässigkeit, Fehlerbehebung und Schutz vor Missbrauch. Die im konkreten Betrieb anwendbaren Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO und die Abgrenzung zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter sind vor dem Start verbindlich festzulegen.
Für die Verarbeitung von Rechnungsempfängerdaten im Auftrag eines Unternehmens ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vorgesehen. Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der übermittelten Rechnungsdaten und deren Weitergabe verantwortlich.
4. Eingebundene Dienste
Stripe dient zur Verbindung mit dem Kunden-Billing sowie zur Abrechnung des BelegDock-Abonnements. Für die verbrauchsabhängige Abrechnung übermittelt BelegDock die Anzahl zusätzlicher Belege, ihre Stückpreise und den Abrechnungszeitraum an Stripe; Inhalte der Kundenrechnungen werden dafür nicht übertragen. Resend dient dem Versand von Rechnungsmails, entweder verwaltet oder mit einem kundeneigenen API-Key. Die technische Rechnungsvalidierung erfolgt in einem gesonderten Validierungsdienst.
Die vollständige Liste der Unterauftragnehmer, Hostingstandorte, konkreten Empfänger, Vertragsgrundlagen und gegebenenfalls erforderlichen Garantien für Drittlandtransfers ist vor dem Produktivbetrieb zu ergänzen. Diese Seite behauptet keine ausschließliche Speicherung innerhalb der EU.
5. Sicherheit und Sitzungen
Der vorgesehene Dienst verwendet serverseitige Sitzungen und notwendige Sitzungscookies. Provider-Zugangsdaten, Rechnungsdaten und Dokumente werden verschlüsselt gespeichert. Passwörter werden als Hash gespeichert. Zwei-Faktor-Authentifizierung kann den Kontozugriff zusätzlich schützen. Es gibt keinen vollständigen Schutz vor allen Sicherheitsrisiken.
Die aktuelle Oberfläche nutzt keine Marketing- oder Analyse-Cookies. Falls solche Dienste ergänzt werden, müssen diese Hinweise und gegebenenfalls die Einwilligungsverwaltung angepasst werden.
6. Speicherdauer und Löschung
Konkrete Fristen für Konten, Rechnungen, Versandprotokolle, Sicherheitsdaten und Backups müssen vor dem Produktivbetrieb dokumentiert werden. Eine Kündigung oder das Trennen von Stripe darf nicht mit einer sofortigen Löschung aller rechtlich aufzubewahrenden Daten gleichgesetzt werden. BelegDock ist ohne gesonderte Vereinbarung kein Ersatz für das vorgeschriebene Rechnungsarchiv des Kunden.
7. Deine Rechte
Je nach Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Der konkrete Kontakt zur Wahrnehmung dieser Rechte ist vom Betreiber zu ergänzen.